1. Cliquez sur "Créer un compte-rendu" depuis la page d’accueil.
2. Vous serez redirigé vers la page "RDV", où vous commencerez à remplir les informations à propos du rendez-vous avec l’usager.
3. Ensuite, vous pourrez compléter le volet "Bilan", qui peut être rempli sur le vif pendant le rendez-vous.

Le formulaire du compte rendu est divisé en deux volets afin de faciliter sa gestion et son remplissage. Le volet "RDV" vous permet de préparer les informations avant le rendez-vous, vous donnant ainsi l'opportunité de gagner du temps et d'être plus organisé. Le volet "Bilan", quant à lui, est conçu pour être rempli directement pendant le rendez-vous, vous permettant de capturer rapidement les détails importants en temps réel.

• Titre du compte rendu : Indiquez un titre descriptif.
• Nom "Rédigé par" : Ce champ est automatiquement rempli avec votre nom.
• Nom du demandeur : Ajoutez le nom de la personne à l’origine de la demande.
• Courriel du demandeur : Renseignez l’adresse e-mail du demandeur.
• Date et horaire : Ces champs sont remplis par défaut, mais vous pouvez les modifier si nécessaire.
• Description : Ajoutez une description détaillée du compte rendu.
• Adresse, Code postal, Commune : des propositions d’adresses vous sont faites pour remplir automatiquement ces champs.
• Référence cadastrale : à remplir manuellement.
• Service instructeur : Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul service instructeur préalablement configuré. Cela permet de ne pas surcharger le demandeur avec trop d’informations et ainsi éviter qu’il soit perdu. Vous avez toutefois la possibilité d'ajouter d'autres services lors de l'envoi du CR si nécessaire.

Une fois ces informations complétées, cliquez sur "Rédiger le bilan" pour passer à l’étape suivante. Le formulaire du compte rendu est divisé en deux volets, vous permettant de passer de l'un à l'autre facilement grâce aux onglets en haut de l'écran.

1. Sur la page "Bilan", choisissez une décision parmi les options suivantes : Refus SPR, Modif. mini, Refus/abords site, MH à suivre, Architecte, MH oui, A suivre, Oui. Les textes pré-enregistrés correspondant à ces décisions sont consultables en cliquant sur l’icône “?” à coté de la section du formulaire. Elles ne sont pas configurables mais elles pourront être modifiées lors de la finalisation du document.
2. Ajouter des commentaires : Rédigez vos observations ou recommandations dans la section prévue à cet effet. Vous pouvez également utiliser le dictaphone en cliquant sur le bouton "Dicter". Cette fonctionnalité vous permet de dicter vos commentaires à voix haute, et l’application transcrira automatiquement vos paroles en texte, facilitant ainsi la rédaction.
3. Ajouter des photos : Vous pouvez joindre une ou plusieurs photos pertinentes.

Celles-ci seront numérotées selon leur ordre de téléchargement. Il est également possible de dessiner sur les images avec plusieurs couleurs pour annoter ou mettre en évidence des éléments spécifiques.

1. Contacts utiles et bonnes pratiques : Ajoutez les informations de contact ou les conseils spécifiques nécessaires au projet.

Remarque importante : Aucun champ n’est obligatoire lors de la création d’un compte rendu, ce qui vous permet de l’adapter selon vos besoins et contraintes.

Lorsque toutes les informations sont renseignées, cliquez “Créer le CR” pour finaliser et enregistrer le compte-rendu.

Une fois que vous avez cliqué sur "Créer le CR", vous accédez à la page "Prévisualisation". Cette page vous permet d'afficher votre compte-rendu avec la mise en page complète et de voir comment il apparaîtra dans le fichier PDF final.

En haut à droite de l’écran, deux options s’offrent à vous :

"Modifier"

Cette option vous permet d’apporter des modifications au compte-rendu. Vous pourrez supprimer, modifier ou ajouter des éléments au texte. Vous avez également la possibilité de personnaliser votre texte en le mettant en gras, en italique, en le soulignant, ou en ajoutant des couleurs. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos changements et revenir à l’écran de prévisualisation.

⚠️ Attention: La modification du formulaire réinitialisera la mise en page actuelle. Également, ces modifications apparaîtront uniquement sur le PDF final et ne seront pas répercutées sur le formulaire de rédaction initial.

"Envoyer"

Cette option permet d’envoyer le compte rendu par e-mail.

• Le courriel du demandeur s’affiche automatiquement si elle a été renseignée.
• Une adresse en copie par défaut (ex. : votre service) est également pré-remplie. Vous pouvez choisir de la conserver ou de la supprimer pour cet envoi spécifique en cliquant sur la croix à côté du mail.
• Dans le champ libre à côté de "Courriel", vous pouvez ajouter un autre courriel manuellement, puis cliquer sur "Ajouter".
• Important : Vous recevrez automatiquement une copie du courriel sur votre boîte professionnelle prenom.nom@culture.gouv.fr

Une fois tout vérifié, cliquez sur "Envoyer". Un message de confirmation s'affichera :"Votre compte-rendu a bien été envoyé !". Vous pourrez alors cliquer sur "Accueil" pour revenir à l’écran principal.

• Vous et le demandeur recevrez le compte rendu depuis l’adresse no-reply@patrinotes.beta.gouv.fr
• Contenu du mail accompagnant le compte-rendu PDF : Objet : Compte-rendu : [Nom du CR] Corps du mail : Bonjour, Vous trouverez ci-joint le compte-rendu de notre rendez-vous. Cordialement”

⚠️ Attention :L’adresse "no-reply" est une adresse générique utilisée uniquement pour l’envoi des comptes-rendus. Cela signifie que les destinataires ne peuvent pas répondre directement à ce courriel. Cependant, comme vous êtes en copie du courriel, le demandeur pourra facilement vous contacter en utilisant votre adresse professionnelle.

• Le courriel contiendra le compte-rendu au format PDF, directement affiché dans le corps du message.
• Le fichier pourra être téléchargé, et son nom sera formaté comme suit : "CR [Date du CR]".

Tous les agents du service peuvent voir et télécharger les comptes-rendus envoyés.

Cependant, seuls les collaborateurs à qui vous avez accordé des droits peuvent créer, modifier et supprimer vos comptes-rendus.

• Créer un compte-rendu pour un collaborateur

Si un collègue vous a donné ses droits, vous pouvez rédiger un compte-rendu à sa place.

Lors de la rédaction, un menu déroulant vous permettra de sélectionner votre nom ou celui de votre collègue comme rédacteur du compte rendu.

• Modification et suppression des comptes-rendus

Dans l’onglet Service sur la page d'accueil, vous pouvez modifier ou supprimer les comptes rendus rédigés par vos collègues si ces derniers vous ont accordé leurs droits.

De même, si vous donnez vos droits à un collègue, il pourra modifier, supprimer et rédiger des comptes rendus en votre nom.

Depuis votre écran principal :

1. Cliquez sur le bouton "Mon compte" dans le menu.
2. Sélectionnez l’option "3. Droit d'édition partagé".
3. La liste de vos collaborateurs s’affiche : vous pouvez alors activer ou désactiver les droits d’édition pour chaque collaborateur

L'application Patrinotes fonctionne même sans connexion Internet. Vous pouvez ainsi rédiger et modifier vos comptes-rendus sur le terrain, sans réseau. Une fois de retour à un endroit avec Internet, vos modifications seront automatiquement synchronisées.

Configurez les différentes clauses propres à chaque département et adaptées aux spécificités locales dans la page “Service”

Clauses départementales :

• Clauses spécifiques à votre service, modifiables par tous les agents de votre service.
• Contient les contacts utiles (DREAL, SRA, FDP…) : Partagez les contacts des agents de votre région aux usagers. Elles sont entièrement modifiables, vous pouvez en rajouter autant que vous souhaitez.
• Contient des bonnes pratiques à transmettre aux demandeurs : Partagez des bonnes pratiques spécifique à votre territoire (ex: site FranceRenov, site DRAC, nuancier départemental, explicatif menuiserie, définition d’un Site….)

⚠️ Attention : Vous changez les clauses départementales pour l’ensemble des agents de votre service.

Clauses nationales :

• Clauses prédéfinies appliquées aux différents types d’espaces concernés par le compte-rendu.
• Ces clauses sont communes à tous les services et ne peuvent pas être modifiés.

Il y a aussi l'information sur les services instructeurs : elles permettent d’envoyer directement le compte-rendu au service instructeur concerné ainsi que de renseigner à l’usager ses coordonnées.

Vous pouvez retrouver un compte-rendu envoyé de plusieurs façons :

• Grâce au moteur de recherche sur l’écran principal, en recherchant par titre, nom, date ou lieu.
• Dans votre boîte de réception : tous les comptes-rendus envoyés vous sont également envoyés en copie par courriel.

Ces options vous permettent d’accéder rapidement à vos comptes rendus en cas de besoin !

Chaque compte-rendu peut avoir différents statuts, qui indiquent son état d’avancement :

• Brouillon : Le compte-rendu est en cours de rédaction et n’a pas encore été envoyé. Vous pouvez le modifier, le dupliquer ou le supprimer.
• Envoyé : Le compte-rendu a été finalisé et transmis aux destinataires. Il ne peut plus être modifié, mais vous pouvez le télécharger, le dupliquer ou le supprimer.

Ces statuts vous permettent de suivre facilement l’évolution de vos comptes-rendus et de savoir quelles actions sont possibles.

Pour configurer rapidement les services instructeurs (ou les mairies) dans Patrinotes, vous pouvez extraire directement ces données depuis votre compte Patronum. Cette procédure permet d’importer une liste complète, propre à votre département, en quelques étapes simples.

Connexion et accès aux tiers dans Patronum

1. Connectez-vous à votre compte Patronum
2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur "Paramétrage", puis sous "ORGANISATION", cliquez sur "Tiers"

3. Dans la fenêtre principale, vous verrez la liste de tous les tiers enregistrés pour votre région.
Pour filtrer efficacement, cliquez sur le symbole « + » devant « Afficher la recherche avancée » afin d’afficher les options de filtrage supplémentaires.

Exporter les services instructeurs

Prenons l’exemple du département des Landes (40) :

• Dans le champ « Catégorie de tiers », sélectionnez « Services instructeurs de Nouvelle-Aquitaine ».
• Dans le champ « Abrégé », saisissez « 40 »* pour filtrer tous les services dont le code commence par 40 (remplacez 40 par le numéro de votre département).
• Cliquez ensuite sur « Recherche ».

💡 Astuce : utiliser le numéro de département permet de cibler rapidement les bons tiers.

Une fois la liste affichée, cliquez sur « Exporter les données » (en haut à droite de la liste).

Selon les paramètres de votre navigateur, le fichier sera soit automatiquement téléchargé dans le dossier Téléchargements, soit vous serez invité à choisir une action (ouvrir, enregistrer, etc.).

Exporter les mairies
Pour exporter les mairies :

• Dans « Catégorie de tiers », choisissez « Mairies de Nouvelle-Aquitaine ».
• Utilisez un filtre similaire dans un champ (ex. : l’abrégé commençant par le numéro de votre département).
• Lancez la recherche et suivez la même procédure d’export.

💾 Téléchargez le guide PDF complet de cette procédure

Guide extraction Patronum

Cela vous permettra de suivre la marche à suivre pas à pas pour préparer votre fichier à importer dans Patrinotes. Soit vous les intégrez manuellement, soit vous nous contactez pour que nous intégrions le fichier. contact@patrinotes.beta.gouv.fr.

• Périmètre : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet se situe proche d'un monument historique, mais sans visibilité entre l'un et l'autre. Son rôle est de s’assurer de la bonne intégration paysagère et architecturale de votre projet dans cet environnement. Il apporte un conseil pour la collectivité délivrant l’autorisation de travaux. Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• SPR : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet se situe dans un site patrimonial remarquable (SPR). Son rôle est de contrôler la compatibilité de votre projet avec le règlement du SPR. Votre projet devra obligatoirement le respecter. Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• Abord : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet se situe aux abords d’un monument historique (MH). Son rôle est de s’assurer de la bonne intégration paysagère et architecturale de votre projet dans cet environnement. L'avis favorable de l’architecte des bâtiments de France sera obligatoire pour obtenir l’autorisation de travaux. Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• Monument historique inscrit : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet porte sur un monument historique inscrit. Son rôle est de vous accompagner dans l’élaboration de votre demande d'autorisation de travaux. Cette dernière sera transmise à la Conservation régionale des monuments historiques (CRMH) pour accord dans un délai de 5 mois. Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• Site classé/PC : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet se situe en site classé. Il vous accompagne pour l'élaboration de votre projet pour son passage en commission départementale des sites et des paysages. L’autorisation de travaux doit recevoir l’accord du ministère de la transition écologique dans un délai de 8 mois. Il convient également de vous rapprocher de l’inspecteur de sites de la DREAL. Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• Site classé/DP : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet se situe en site classé. Il vous accompagne pour l'élaboration de votre déclaration préalable pour recevoir l’accord du préfet du département. Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• Site inscrit : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet se situe en site inscrit .Son rôle est de s’assurer de la bonne intégration paysagère et architecturale de votre projet dans cet environnement. L’avis de l’UDAP est transmis à la collectivité délivrant l’autorisation de travaux.Ci-dessous le compte rendu de l’échange :
• Monument historique classé : Vous avez rencontré un agent de l’UDAP car votre projet porte sur un monument historique classé. Son rôle est de vous accompagner dans l’élaboration de votre demande d'autorisation de travaux. Cette dernière sera transmise à la Conservation régionale des monuments historiques (CRMH) pour accord dans un délai de 6 mois. Ci-dessous le compte rendu de

• Refus SPR : Suite à nos échanges, il ressort que le projet n'est pas réalisable car il porte atteinte au site patrimonial remarquable. Si une autorisation d'urbanisme était déposée, elle serait refusée. Il convient d’intégrer la réglementation en vigueur à votre projet.Vous pouvez présenter un nouveau projet soit par l’intermédiaire de la collectivité si une permanence y est assurée par un agent de l’UDAP (voir le contact ci-dessous) soit via : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/udap
• Modif. mini. : Suite à nos échanges, il ressort que le projet est assez abouti pour que vous puissiez déposer une demande d'autorisation d'urbanisme. Elle pourra donner lieu à des prescriptions ou des observations mineures.
• Refus abords/site : Suite à nos échanges, il ressort que le projet n'est pas réalisable car il porte atteinte à l’espace protégé. Si une autorisation d'urbanisme était déposée, elle serait refusée.Vous pouvez présenter un nouveau projet soit par l’intermédiaire de la collectivité si une permanence y est assurée par un agent de l’UDAP (voir le contact ci-dessous) soit via : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/udap
• MH à suivre : Suite à nos échanges, il ressort que le projet appelle des observations et n’est pas au stade d’avancement nécessaire pour déposer une demande d'autorisation auprès de la conservation régionale des monuments historiques. Il sera nécessaire de le représenter soit par l’intermédiaire de la collectivité si une permanence y est assurée par un agent de l’UDAP (voir le contact ci-dessous) soit via : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/udapArchitecteSuite à nos échanges, il ressort qu'il est fortement conseillé d’avoir recours à un architecte ou un maître d’œuvre car votre projet n’est pas réalisable en l’état. Ce professionnel pourra soumettre un nouveau projet soit par l’intermédiaire de la collectivité si une permanence y est assurée par un agent de l’UDAP (voir le contact ci-dessous) soit via : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/udap
• MH oui : Suite à nos échanges, il ressort qu’à ce stade il convient de solliciter l'autorisation de la conservation régionale des monuments historiques.A suivreSuite à nos échanges, il ressort que le projet appelle des observations et n’est pas au stade d’avancement nécessaire pour déposer une demande d'autorisation d'urbanisme.Il sera nécessaire de le représenter soit par l’intermédiaire de la collectivité si une permanence y est assurée par un agent de l’UDAP (voir le contact ci-dessous) soit via : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/udap
• Oui : Suite à nos échanges, il ressort que le projet est abouti et que vous pouvez déposer une demande d'autorisation d'urbanisme.

Il existe deux types de clauses départementales.

"Les bonnes pratiques" sont des clauses entièrement à paramètrer avec des informations que vous aurez choisis en collégialité au sein de votre service.

"Contacts utiles" sont des clauses à personnaliser avec les contacts en lien avec votre service. Elles sont modifiables et supprimables, et sont communes à tout le service :

• DRAC : Vous pouvez contacter le pôle architecture de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) : Prénom Nom, rôle, email
• DRAC A. Visuels : Vous pouvez contacter le conseiller Arts visuels de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) : Prénom Nom, rôle, email
• CRMH : Veillez à prendre contact avec la Conservation régionale des monuments historiques (CRMH) : Prénom Nom, rôle, email
• SRA : Veillez à l'éventualité de vestiges archéologiques, vous pouvez contacter le service régional de l’archéologie : Prénom Nom, rôle, email
• DREAL : Vous pouvez contacter l'inspecteur des Sites de la Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) car votre projet se situe en site protégé : Prénom Nom, rôle, email
• CAUE : Vous pouvez être accompagné par le CAUE qui dispense un conseil architectural gratuit et de qualité : Nom de l’organisation, email
• FdP : Vous pouvez contacter la Fondation du patrimoine car votre projet est susceptible de recevoir une aide de leur part : Prénom Nom, rôle, email
• PNR : Vous pouvez contacter le parc naturel dans lequel se situe votre projet : Nom du parc naturel, email & téléphone