1. Cliquez sur "Créer un constat d’état" depuis la page d’accueil.
2. Vous serez redirigé vers la page "Récupérez les informations d'un monument historique". Commencez à taper le nom du monument historique à visiter dans la barre de recherche et sélectionnez le. Si vous souhaitez commencer un constat d’état sans récupérer ses informations, c’est tout à fait possible, cliquer sur le bouton "Créer un constat sans lien MH". Dans ce cas-ci, vous devrez remplir certaines informations à propos de l’édifice par vous même.

1. Sur cette page Monument historique, il y a deux volets : “Informations”, où vous pouvez visionner les informations récupérées de la base POP comme par exemple la nature de la protection, période de construction, l’adresse, la référence cadastrale et les objets mobiliers qui y sont rattachés.
2. L’autre volet “Documents”, est un dossier contenant des fichiers liés au monuments comme d’anciens constant d’état, les arrêtés sur la nature de la protection ou des images d’archives.

Après la lecture de ces informations, directement sur le terrain lors de la visite ou en amont, vous pouvez passer à la saisie du constat d’état.

La saisie du constat d’état est composée de trois parties : “Contexte de la visite”, “Constat détaillé” et “Constat général”. Vous pouvez les renseigner dans l’ordre que vous souhaitez.

Contexte de la visite

Ici sont renseignées les informations générales relative à la visite :

• Nature de la visite : Choisissez Complète si vous visitez l’ensemble du monument et Partielle si vous ne visitez qu’une partie spécifique. Il y a deux cas de visite partielle souvent rencontrés : l’exemple d’une partie d’un édifice comme la nef principale pour une église, ou le cas d’une visite d’un édifice appartenant à un grand monument comme le pigeonnier d’un grand domaine.
• Partie visitée (si coché Partielle) : Indiquez les parties visités, comme un titre.
• La prise en compte du constat d’état pour le bilan quinquennal : Votre constat d’état partiel peut renseigner l’état général de ce monument pour le bilan quinquennal.
• Date : Ce champ est remplis par défaut, mais vous pouvez le modifier si nécessaire.
• Rédacteur du constat : Ce champ est automatiquement rempli avec votre nom.
• Propriétaire et courriel du propriétaire : Ajoutez le nom et le courriel du propriétaire.
• représentant et courriel du représentant : Ajoutez le nom et le courriel du représentant.

Lorsque la visite est complète, les informations servent à renseigner le bilan quinquennal automatiquement. Néanmoins, vous avez la possibilité de les visionner et de les modifier avant qu’elle soient remontées au service en charge de traiter les bilans quinquennaux. Un fichier modifiable vous sera envoyé au moment de ce bilan.

Une fois ces informations complétées, cliquez sur "Constat détaillé" ou “Constat général” pour passer à l’étape suivante.

Constat détaillé/ constat général

1. Sur cette page, il y a deux volets : “Constat détaillé**”**, où vous pouvez sélectionner des grands sujets (exemple : Maçonnerie, menuiserie, charpente…) où vous décrirez l’état du monument à ce sujet.
2. L’autre volet “Constat général”, est un espace pour renseigner l’état général du monument.

Dans ces volets, on retrouve les mêmes fonctionnalités :

• La possibilité d’ajouter des photos (photographies prisent directement ou importées), de dessiner dessus et de les légender.
• La possibilité d’ajouter un commentaire et d’utiliser le dictaphone pour réaliser la saisie du commentaire à la voix. (Attention : permettre à votre navigateur web dans vos paramètres à accéder à votre microphone pour utiliser cette fonction).
• Spécifier l’état général (d’un grand sujet ou de l’ensemble du monument) avec la sélection d’une de ces catégories “bon, moyen, mauvais, péril” et le pourcentage de l’édifice dans l’état spécifié. Ce sont ces données qui seront remontées pour le bilan quinquénnal.

1. Vous pouvez envoyer à tout moment des alertes à des métiers du patrimoine grâce au bouton “Alertes” en haut à gauche. Il vous suffira de sélectionner le service concerné et d’envoyer une remarque. Cette alerte pourra être affiché dans le rapport si vous le souhaitez.
2. Vous pouvez également consigner une note personnelle, non consignée dans le constat d’état grâce au bouton “Notes” en haut à gauche.

Une fois que vous avez cliqué sur "Finaliser le constat", vous accédez à la page "Prévisualisation". Cette page vous permet d'afficher votre constat d’état avec la mise en page complète et de voir comment il apparaîtra dans le fichier PDF final.

A cette étape, vous pouvez encore modifier, rajouter ou supprimer des informations, il vous suffit de retourner dans le formulaire. Puis lorsque vous êtes satisfait du constat d’état, appuyez sur "Continuer".

Cette nouvelle étape permet d’envoyer le constat d’état par courriel.

• Le courriel du demandeur s’affiche automatiquement s’il a été renseigné.
• Une adresse en copie par défaut (ex. : votre service) est également pré-remplie. Vous pouvez choisir de la conserver ou de la supprimer pour cet envoi spécifique en cliquant sur la croix à côté du mail.
• Dans le champ libre à côté de "Courriel", vous pouvez ajouter un autre courriel manuellement, puis cliquer sur "Ajouter".
• Important : Vous recevrez automatiquement une copie du courriel sur votre boîte professionnelle prenom.nom@culture.gouv.fr

Une fois tout vérifié, cliquez sur "Envoyer". Un message de confirmation s'affichera :"Votre compte-rendu a bien été envoyé !". Vous pourrez alors cliquer sur "Accueil" pour revenir à l’écran principal.

• Vous et le demandeur recevrez le compte rendu depuis l’adresse no-reply@patrinotes.beta.gouv.fr
• Attention : L’adresse "no-reply" est une adresse générique utilisée uniquement pour l’envoi des constats d’état. Cela signifie que les destinataires ne peuvent pas répondre directement à ce mail. Cependant, comme vous êtes en copie du mail, le demandeur pourra facilement vous contacter en utilisant votre adresse professionnelle.
• Le mail contiendra le constat d’état au format PDF, directement affiché dans le corps du message.
• Le fichier pourra être téléchargé, et son nom sera formaté comme suit : "constat-d-etat-nom-du-monument".
• Contenu du mail accompagnant le constat d’état PDF : Objet : Constat d’état : [Nom du CE] Corps du mail :

Madame, Monsieur,

Veuillez trouver ci-joint le rapport établi à la suite de la visite de votre monument historique réalisée, en date du “jour mois année”.

Le constat réalisé lors de cette visite, accompagné de la couverture photographique établie à cette occasion, n'est que visuel. Il rend compte de l'état apparent du bien protégé, sans mise en œuvre d'aucune technologie. Cette visite s’inscrit dans le cadre de la vérification périodique de l’état des monuments historiques et des conditions de leur conservation de façon que leur pérennité soit assurée, en application du contrôle scientifique et technique des services chargés des monuments historiques. Outre l’établissement de l’état de conservation, cette visite permet d’identifier et de prévenir les risques. Les données sont enregistrées dans les applications du ministère de la Culture afin de réaliser les synthèses territoriales et la comparaison dans le temps et de mettre à jour les données existantes et, le cas échéant, la protection juridique.

Le constat joint permet de préconiser des interventions suivantes :

“préconisations remplies dans le constat d’état”

Par ailleurs, je vous rappelle qu'en cas de travaux de réparation ou de restauration, le contrôle scientifique et technique des services de l'Etat chargés des monuments historiques s'exerce tout au long des travaux autorisés jusqu'à leur achèvement (MH classés R.621-20 et MH inscrits : R. 621-65 du code du patrimoine).

Vous remerciant pour votre accueil, et me tenant à votre disposition pour tout complément,

“Nom de l’agent”

Pour aller plus loin, consultez le site du ministère de la Culture :

• Informations sur les procédures de travaux

https://www.culture.gouv.fr/thematiques/monuments-sites/interventions-demarches/travaux-sur-un-objet-un-immeuble-un-espace

• Information sur la maîtrise d’œuvre

https://www.culture.gouv.fr/thematiques/monuments-sites/acteurs-metiers-formations/les-partenaires/les-maitres-d-aeuvre

• Demande de subvention pour études et travaux sur monuments historiques

https://www.culture.gouv.fr/catalogue-des-demarches-et-subventions/subvention/etudes-et-travaux-sur-monuments-historiques

• Information sur le contrôle scientifique et technique sur les monuments historiques

https://www.culture.gouv.fr/thematiques/monuments-sites/interventions-demarches/le-controle-scientifique-et-technique-sur-les-monuments-historiques

Références réglementaires et ressources :

• Code du patrimoine, livre VI, R621-18 (MH classés) et R621-63 (MH inscrits)
• Circulaire n° 2009-024 du 1er décembre 2009 relative au contrôle scientifique et technique des services de l'État sur la conservation des monuments historiques classés et inscrits
• Glossaire des termes relatifs aux interventions sur les monuments historiques

L'application fonctionne même sans connexion Internet. Vous pouvez ainsi rédiger et modifier vos constats d'état sur le terrain, sans réseau. Une fois de retour à un endroit avec Internet, vos modifications seront automatiquement synchronisées.

Vous pouvez retrouver un constat d'état envoyé de plusieurs façons :

• Grâce au moteur de recherche sur l’écran principal, en recherchant par titre, nom, date ou lieu.
• Dans votre boîte de réception : tous les constats d'état envoyés vous sont également envoyés en copie par courriel.

Ces options vous permettent d’accéder rapidement à vos constats d'état en cas de besoin !

Chaque compte rendu peut avoir différents statuts, qui indiquent son état d’avancement :

• Brouillon : Le constat d'état est en cours de rédaction et n’a pas encore été envoyé. Vous pouvez le modifier, le dupliquer ou le supprimer.
• Envoyé : Le constat d'état a été finalisé et transmis aux destinataires. Il ne peut plus être modifié, mais vous pouvez le télécharger, le dupliquer ou le supprimer.

Ces statuts vous permettent de suivre facilement l’évolution de vos constats d'états et de savoir quelles actions sont possibles.

Vous avez la possibilité d’envoyer des alertes lors de la visite d’un monument à un agent d’un autre service (CRMH, UDAP, CAOA, SRA, DREAL, OFB et mairie) pour l’informer d’un problème lié au monument historique.

1. Pour cela, il vous suffit de pré-remplir les contacts courriels des services qui recevront les alertes dans la page “Service”. Ces contacts fonctionneront pour tous les agents qui utilisent l’outil de votre service.
2. Lors de la rédaction d’un constat d’état, le bouton “Alertes” est présent en haut à droite du formulaire : il vous permet de sélectionner un service auquel vous allez envoyer l’alerte.
3. Pour réaliser l’alerte, il vous suffit de rédiger un commentaire et vous pouvez ajouter une photographie. Vous pouvez la faire apparaitre dans le constat d’état en sélectionnant cette option. Puis vous continuez votre constat d’état.
4. Lorsque vous êtes en phase d’envois de ce dernier, il vous est notifié leur envois. Vous avez aussi la possibilité de ne finalement pas les envoyer. Elles pourront être envoyées ou non dans un courriel séparé du constat d’état au destinataire.

Vous pouvez activer un sous-couvert de validation et renseigner dans la page “Mon compte”, dans la section “4. Validation de mes constats” le contact de la personne par qui votre constat d’état doit être validé.

1. Lors de l’envois de votre constat d’état, cette personne reçoit par email une invitation à lire votre constat et à décider de le valider ou non.
2. Si c’est validé, il est directement envoyé aux destinataires.
3. Si il est refusé, cette personne vous laisse un commentaire.

Vous avez la possibilité d’avoir un “bloc note” personnel, pour écrire des remarques sans pour autant que cela transparaisse dans le constat d’état.

1. Lors de la rédaction d’un constat d’état, le bouton “Notes” est présent en haut à droite du formulaire : il vous permet de noter vos remarques personnelles.
2. Même si elles n’apparaissent pas dans le constat, elles peuvent tout de même être stockées en interne, dans les serveurs d’Agrégé pour une traçabilité. Il vous suffit de cocher l’option.

Pour utiliser le dictaphone, il suffit d’appuyer sur le bouton Dictaphone. Celui change d’aspect, vous pouvez parler. Appuyer de nouveau sur le bouton pour arrêter le dictaphone.

⚠️ Attention : Votre outil refuse d’utiliser le dictaphone ? Il suffit d’aller dans les paramètre de votre téléphone, tablette ou ordinateur et d’autoriser dans la section “sécurité”, l’utilisation du microphone au navigateur web (chrome, safari, firefox…) sur lequel vous utilisez l’outil.