Le formulaire est conçu pour les agents lors des rencontres avec les usagers et vise à simplifier et structurer la rédaction et le suivi des comptes rendus de manière collaborative.

L'outil est conçu pour les agents lors de la réalisation des constats d’état de monuments historiques et vise à permettre de consulter les informations sur le monument et ensuite à simplifier la rédaction du constat d’état.

Connectez-vous à votre espace personnel, puis sélectionnez une des deux options “Créer un constat d’état” ou “Créer un compte-rendu” pour démarrer. Vous pouvez ajouter des informations textuelles, joindre des photos, et organiser votre document pour qu’il soit clair et détaillé.

Oui, il est possible d’ajouter des photos directement dans vos documents. Vous pouvez dessiner dessus et les annoter via une légende.

Oui, l’outil est conçu avec la possibilité d’utiliser la fonctionnalité du dictaphone, des boutons sont à votre disponibilité à chaque case commentaire. Attention, si le dictaphone ne marche pas, c’est parce que vous devez paramétrer dans votre ordinateur ou téléphone l’accès au microphone au navigateur (Chrome, Firefox, Ecosia…).

Oui, une fois envoyés, les documents sont visibles par l’ensemble de votre service. Cela permet à votre équipe d’accéder aux informations et d’assurer un suivi cohérent des dossiers.

Cependant les documents ne peuvent pas être modifiés par défaut. Vous avez toutefois la possibilité d’accorder des droits de modification à d’autres utilisateurs si nécessaire, et uniquement sur les compte-rendus.

L’embarquement de l’outil est un processus simple et personnalisé pour vous aider à prendre en main l'outil rapidement. Voici les étapes principales :

• Demande initiale : Vous avez accès sur ce site à des guides d’utilisations et nous sommes à votre disposition pour une démonstration. Si vous souhaitez tester ou recevoir une démonstration, envoyez-nous une demande de création de compte à contact@Patrinotes.beta.gouv.fr
• Création de compte : À la réception de votre demande, nous créons votre compte ainsi que ceux de vos collaborateurs s'ils le souhaitent.
• Formation et prise en main : Nous vous accompagnons avec des sessions de formation adaptées pour bien comprendre l'outil et exploiter pleinement ses fonctionnalités.
• Suivi personnalisé : Notre équipe reste disponible pour des points réguliers et pour répondre à vos retours. Nous collectons vos retours d'expérience afin d’améliorer en continu votre utilisation de l'outil.

Vous pouvez ainsi être pleinement opérationnel(le) rapidement et bénéficier de l’assistance de notre équipe tout au long de votre utilisation de Patrinotes.

Oui, vous avez deux options pour modifier un document déjà envoyé :

1. Cliquer sur le titre du document pour l’ouvrir directement.
2. Utiliser le menu déroulant : cliquez sur les trois petits points à côté du document, puis sélectionnez "Éditer".

Une fois le document ouvert, vous pouvez le modifier entièrement. Vous aurez ensuite la possibilité de :

• L’envoyer à nouveau avec les modifications apportées.
• Le télécharger sans le renvoyer.

Non, il n'est pas possible de télécharger un document tant qu’il n’a pas été envoyé.

Cependant, si vous souhaitez obtenir votre document au format PDF, vous pouvez l’envoyer sans destinataire. En effet, le rédacteur du document le reçoit automatiquement après son envoi.

Vous pourrez ensuite :

• Télécharger le document depuis votre courriel.
• Le récupérer directement depuis la page d'accueil de l'application.

Oui, l’outil fonctionne en mode hors ligne. Cela signifie que vous pouvez accéder à l’application et modifier un document même sans connexion Internet.

Comment utiliser l’application en mode hors ligne ?

• Nous vous conseillons de créer le document avant d’arriver sur place, surtout si vous savez que vous n’aurez pas de connexion.
• Une fois sur place, vous pourrez remplir les champs et ajouter des informations normalement.
• Toutes les modifications seront enregistrées et synchronisées automatiquement dès que vous retrouverez une connexion Internet.

Comment télécharger un document ?

1. Accédez à l’onglet de la page d’accueil "Mes documents".
2. Cliquez sur les trois petits points à côté du document souhaité.
3. Sélectionnez "Télécharger"

Oui, vous pouvez télécharger un compte rendu rédigé par un collègue de votre service, mais uniquement s’il a déjà été envoyé. Les brouillons des autres utilisateurs ne sont pas accessibles.

Pour cela :

1. Accédez à l’onglet de la page d’accueil Service (à coté de Mes documents).
2. Cliquez sur les trois petits points à côté du document souhaité.
3. Sélectionnez "Télécharger"

Oui, il est possible de dupliquer un document rédigé par un collègue.

Comment dupliquer un document ?

1. Cliquez sur les trois petits points à côté du document.
2. Sélectionnez "Dupliquer".

Le document apparaîtra alors dans votre onglet personnel "Mes documents", et vous pourrez le modifier librement. Attention, une fois dupliqué, le document sera associé à votre nom et non plus à celui de votre collaborateur.

Si vous ne voyez pas vos dernières modifications, suivez ces étapes :

1. “Cliquez sur le bouton Aide dans le menu principal”
2. Rendez-vous dans la section Assistance technique.
3. Cliquez sur "Réinitialiser".

Si le problème persiste, n’hésitez pas à contacter notre support technique par courriel à l’adresse suivante : contact@patrinotes.beta.gouv.fr.

Le compte rendu est envoyé depuis l'adresse suivante : noreply@patrinotes.incubateur.net. Il n'est pas possible de répondre à cet email. Par ailleurs, le rédacteur du compte rendu est automatiquement mis en copie des courriels.

Actuellement, l'ajout de fichiers PDF n'est pas possible. Cependant, vous pouvez joindre des fichiers aux formats PNG et JPG.

Pour gérer les clauses propres à votre service, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur le bouton “Service” dans le menu principal.
2. Cliquez sur la section "3. Clauses départementales pour les comptes-rendus"

Vous avez deux possibilités :

• Ajouter : pour créer une nouvelle clause
• Modifier : pour éditer une clause existante (ou supprimer en cliquant sur l’élément concerné)

⚠️ Important : toute modification est immédiatement appliquée à l’ensemble des agents de votre service. Veillez à utiliser cette fonctionnalité avec discernement.

Pour gérer les services instructeurs associés à votre service, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur le bouton “Service” dans le menu principal.
2. Cliquez sur la section "2. Services instructeurs de comptes-rendus"

Deux actions sont possibles :

• Ajouter : pour créer un nouveau service instructeur
• Modifier : pour éditer les informations d’un service existant, ou le supprimer en cliquant sur l’élément concerné

⚠️ Important : toute modification apportée est immédiatement visible et appliquée à l’ensemble des agents de votre service.

“1. Cliquez sur le bouton “Mon compte” dans le menu principal.

2. Accédez à la section “Droit d'édition partagé”.

3. Une liste des agents de votre service s’affichera. Sélectionnez le ou les noms des collaborateurs à qui vous souhaitez donner les droits d’édition. Vous pouvez retirer ces droits à tout moment en revenant sur cette même page. Cette fonctionnalité est idéale pour déléguer tout en gardant le contrôle sur vos comptes-rendus.”